Betydande brister i organiseringen av och kvaliteten på utlagda funktionen för compliance hos värdepappersföretag, fondbolag och AIF-förvaltare
År 2022 gjorde Finansinspektionen en enkät bland värdepappersföretag, fondbolag och förvaltare av alternativa investeringsfonder för att samla in information om organiseringen av utlagd compliance och om funktionens resurser. I enkäten deltog 28 tillsynsobjekt, dvs. alla de bolag som då hade verksamhetstillstånd och som lagt ut sin funktion för compliance antingen helt eller delvis utanför koncernen.
Syftet med utredningen var att reda ut på vilket sätt den utlagda compliancefunktionen och dess uppgifter är organiserade, om det reserverats tillräckliga kvantitativa och kvalitativa resurser samt på vilket sätt den utlagda funktionen övervakas. Utredningen bygger på Finansinspektionens iakttagelse i samband med tillsynen om att det blir allt vanligare att bolagen lägger ut funktionen för compliance.
Utifrån utredningen anser Finansinspektionen att den utlagda compliancefunktionen inte har varit av tillräckligt hög kvalitet. Det fanns brister i hur samtliga tillsynsobjekt hade organiserat den utlagda funktionen för compliance.
De viktigaste iakttagelserna och bristerna var:
Det fanns brister i compliancefunktionens tidsanvändning, resursering, kompetens och organisering
- En compliance officer som sköter utlagd verksamhet har inte tillräckligt med tid och kompetens att sköta sina uppgifter, eftersom compliance inte i tillräcklig grad har skött alla de uppgifter som ankommer på den.
- Den utlagda compliancefunktionen är inte anträffbar eller närvarande i den dagliga verksamheten i de bolag som den övervakar vid genomförandet av uppgiften. Största delen av övervakningen görs som skrivbordsövningar (Table-top-övningar).
- Den utlagda compliancefunktionen är inte i tillräcklig grad närvarande på styrelsens sammanträden som behandlar compliancefunktionens verksamhet (bl.a. riskbedömning, övervakningsprogram, rapportering).
- Det finns brister i kompetensen hos de ansvariga för compliance i tillsynsobjekten.
Bolagens styrelsearbete behöver utvecklas
- Tillsynsobjektens styrelser bedömer inte i tillräcklig grad vilka resurser funktionen för compliance behöver eller dess effektivitet.
- Styrelserna har inte tillräcklig kompetens för att bedöma eller ifrågasätta funktionens tillräcklighet och relevans.
Funktionen för compliance sköter inte alla sina uppgifter på det sätt som regleringen förutsätter
- Det finns många brister i innehållet vad gäller rapporteringen om compliance.
- Funktionen för compliance upprättar i huvudsak regleringsöversikter för styrelsen och deltar i uppdateringen av anvisningar. Compliancefunktionens kontroll- och övervakningsuppgifter saknas antingen delvis eller helt.
Fastän utredningen koncentrerar sig till funktioner för compliance som lagts ut utanför koncernen, är Finansinspektionens ståndpunkter till stor del även tillämpliga på utläggningar inom koncernen samt på situationer där funktionen för compliance inte har lagts ut.
Finansinspektionens iakttagelser kräver åtgärder i alla de bolag som deltog i enkäten, vilka Finansinspektionen kommer att följa upp. Finansinspektionen förutsätter att också övriga värdepappersföretag, fondbolag och AIF-förvaltare behandlar de iakttagelser och synpunkter som Finansinspektionen lyfter fram i sitt tillsynsbrev samt vidtar nödvändiga åtgärder.
Finansinspektionen påminner om att bolagen ska göra en lämplighetsbedömning både om bolagets complianceansvariga och om den compliance officer som sköter den utlagda funktionen. Närmare information finns om dem på Finansinspektionens webbplats.
Närmare upplysningar lämnas av
Hannele Alanen, marknadsövervakare, tfn 09 183 5292 eller hannele.alanen(at)fiva.fi
Heidi Tähtinen, marknadsövervakare, tfn 09 183 5314 eller heidi.tahtinen(at)fiva.fi