Insiderförteckningar

Skyldigheten berör emittenter och personer som handlar på deras vägnar eller för deras räkning.

Egen skyldighet för den som handlar på emittentens vägnar eller för dess räkning

De som handlar på emittentens vägnar eller för deras räkning (t.ex. rådgivare och konsulter) har egen skyldighet att upprätta en insiderförteckning över alla personer som har tillgång till insiderinformation och som arbetar för dem genom anställningskontrakt. I skyldigheten ingår också att lämna in insiderförteckningen till den behöriga myndigheten.

Emittenten lägger ut upprättandet och uppdateringen av sin insiderförteckning

Om emittenten lägger ut upprättandet och uppdateringen av sin insiderförteckningen på någon som handlar på dess vägnar eller för dess räkning, till exempel en rådgivare, ansvarar emittenten för upprättandet och uppdateringen av sin insiderförteckning i enlighet med utläggningsprinciperna. Den som handlar på emittentens vägnar eller för dess räkning svarar för upprättandet och uppdateringen av sin egen insiderförteckning.

Om emittenten delegerar (lägger ut) upprättandet och uppdateringen av sin insiderförteckning på en tredje part, som inte handlar på emittentens vägnar eller för dess räkning, ansvarar emittenten för upprättandet och uppdateringen av förteckningen i enlighet med utläggningsprinciperna.

I insiderförteckningen antecknas  alla personer som har tillgång till insiderinformation och som arbetar för emittenten genom anställningskontrakt eller på annat vis utför uppgifter genom vilka de har tillgång till insiderinformation, t.ex. rådgivare, revisorer eller kreditvärderingsinstitut.

En person som handlar på emittentens vägnar och för emittentens räkning ska vidta alla rimliga åtgärder för att se till att alla personer som förekommer på insiderförteckningen skriftligen bekräftar att de är medvetna om de rättsliga skyldigheter som detta för med sig och de sanktioner som är tillämpliga vid insiderregleringen. Då det gäller bekräftandet räcker det att insidern bekräftar att han heller hon är medveten om skyldigheterna en gång, varefter det räcker med en hänvisning till skyldigheter och sanktioner. Vid behov kan bolaget emellertid förutsätta en separat bekräftelse för varje projekt.

Mallar på en projektspecifik insiderförteckning samt på tilläggsavsnitt med personer som har permanent tillgång till insiderinformation finns som bilaga till kommissionens genomförandeförordning (bilaga I och II). Enligt bilaga I ska en projektspecifik insiderförteckning innehålla följande uppgifter:

• Insiderns förnamn och efternamn, samt efternamn vid födseln om annat än nuvarande efternamn
• Insiderns telefonnummer till arbetet, inkl. fast direktnummer till arbetet och mobilnummer till arbetet
• Företagsnamn och företagsadress
• Insiderns funktion och anledning till att personen har tillgång till insiderinformation
• Datum och klockslag för när en person fick tillgång till insiderinformation
• Datum och klockslag för när en person upphörde att ha tillgång till insiderinformation
• Insiderns födelsedatum
• Insiderns nationella identifieringsnummer (i tillämpliga fall)
• Insiderns privata telefonnummer (privata mobilnummer och eventuellt annat hemnummer)
• Insiderns fullständiga hemadress (gatunamn, gatunummer, postnummer, adressort och land).

Insiderförteckningar som upprättas av emittenter av finansiella instrument som är föremål för handel på tillväxtmarknader för små och medelstora företag

Enligt 12 kap. 2 § i värdepappersmarknadslagen ska emittenter av finansiella instrument som är föremål för handel på tillväxtmarknader för små och medelstora företag upprätta en förteckning som avses i artikel 18.1 i MAR (insiderförteckning per projekt). Det exakta formatet för den insiderförteckningen som ska upprättas av emittenter av finansiella instrument som är föremål för handel på tillväxtmarknader för små och medelstora företag kommer att regleras i kommissionens delegerade förordning, som meddelas senare. Fram till det kan emittenter av finansiella instrument som är föremål för handel på tillväxtmarknader för små och medelstora företag iaktta nuvarande praxis om upprätthållande av insiderförteckningar.

I insiderförteckningen ska därtill antecknas datum och klockslag för när avsnittet i insiderförteckningen har upprättats, datum och klockslag för den senaste uppdateringen samt tidpunkten för när insiderförteckningen har skickats till den behöriga myndigheten.

Insiderförteckningen upprättas i elektroniskt format och uppdateras utan dröjsmål alltid när

• anledningen till att en person förekommer på insiderförteckningen ändras,
• när en ny person har tillgång till insiderinformation och därför behöver läggas till i insiderförteckningen och
• när en person inte längre har tillgång till insiderinformation.

I samband med varje uppdatering anges datum och klockslag för den ändring som föranledde uppdateringen samt datumet för uppdateringen.

Mallar för insiderförteckningar

Finansinspektionen upprättar mallar för den projektspecifika insiderförteckningen och tilläggsavsnittet för personer som har permanent tillgång till insiderinformation, vilka bygger på kommissionens genomförandeförordning. Emittenten eller den person som handlar på dess vägnar eller för dess räkning kan upprätthålla insiderförteckningen med hjälp av Finansinspektionens förteckningsmallar eller på annat sätt som fyller kraven i MAR och på nivå 2-reglering som antagits med stöd av den.

Finansinspektionens mall för projektspecifik insiderförteckning (på finska, excel)

Finansinspektionens mall för tilläggsavsnittet för personer som har permanent tillgång till insiderinformation (på finska, excel)

Finansinspektionens mall för den insiderförteckning som ska lämnas in av emittenter av finansiella instrument som godkänts för handel på tillväxtmarknader för små och medelstora företag (på finska, excel)

Tillförlitligt upprätthållande av insiderförteckning

Enligt artikel 2.4 i kommissionens genomförandeförordning ska det elektroniska formatet av insiderförteckningen alltid säkerställas

• konfidentialitet för den information som ingår, genom att säkerställa att tillgången till insiderförteckningen är begränsad till tydligt identifierade personer hos emittenten eller personer som handlar på emittentens vägnar och för emittentens räkning och vilka behöver den tillgången på grund av karaktären hos deras funktion eller befattning
• noggrannhet i fråga om den information som finns i insiderförteckningen
• tillgång till och återvinning av tidigare versioner av insiderförteckningen.

För att uppfylla de ovan nämnda skyldigheterna är det bra om den som upprätthåller insiderförteckningen namnger de personer och ersättare som ansvarar för att upprätthålla insiderförteckningen.

Insiderförteckningen ska bevaras i minst fem (5) års tid efter att den upprättats eller uppdaterats.

En person som upprätthåller en insiderförteckning ska på begäran lämna förteckningen till Finansinspektionen så snart som möjligt.

Insiderförteckningen ska lämnas till Finansinspektionen i form av en exceltabell och presentationssättet ska överensstämma med Finansinspektionens mall (kolumnernas rubriker, antal och ordningsföljd). 

Insiderförteckningen ska inlämnas till den tjänsteman som begärt förteckning hos Finansinspektionen (fornamn.efternamn(at)fiva.fi) via skyddad e-post.

Skyddad e-postförbindelse

Annat med anknytning till temat

Emittenten eller den person som handlar på dess vägnar eller för dess räkning kan utöver den projektspecifika insiderförteckningen även upprätta ett tilläggsavsnitt med personer som har permanent tillgång till insiderinformation. Det är frivilligt att upprätta en förteckning över personer som har permanent tillgång till insiderinformation. Tilläggsavsnittet till förteckningen över personer som har permanent tillgång till insiderinformation kan endast innehålla uppgifter om sådana personer som alltid har tillgång till all insiderinformation i företaget.