Q&A om Finansinspektionens e-tjänst

Ofta ställda frågor och svar (Q&A) vid problemsituationer i Finansinspektionens e-tjänst

1. Inloggning i Finansinspektionens e-tjänst och Suomi.fi-fullmakter 

Q1.1: Hur loggar man in i systemet för elektronisk kommunikation?

A1.1: Användningen av e-tjänsten kräver alltid stark autentisering då personen har en finsk personbeteckning. Autentisering och beviljande av fullmakt att uträtta ären­den för ett företag eller samfund görs via tjänsten Suomi.fi (https://www.suomi.fi/hemsidan/).

Användarna identifierar sig i systemet med sina personbeteckningar och t.ex. genom att använda sina nätbankskoder eller mobilcertifikat.

Finansinspektionen håller på att utveckla en autentiseringstjänst i två steg för situa­­tioner, där den person som ämnar sköta ärenden i Finansinspektionens e-tjänst inte har en finsk personbeteckning.

E-tjänsten stöder inte webbläsaren IE8. Som webbläsare rekommenderas Google Chrome eller Microsoft Edge.

Medborgarrådgivningen ger stöd i användningen av Suomi.fi-tjänsterna:

https://www.suomi.fi/anvisningar-och-stod/stod-och-radgivning/information-om-medborgarradgivningen

Telefon: 029 5000

Q1.2: Hur identifierar man sig för ett företag eller samfund?

A1.2: Uträttande av ärenden för företag och samfund förutsätter gällande Suomi.fi-fullmakter. För närvarande kan en verkställande direktör via tjänsten Suomi.-fi-fullmakter ensam ge en person fullmakt att företräda företaget eller samfundet även i fall där minst två personer ska ha namnteckningsrätt. En verkställande direktör kan även ge fullmakt vidare i form av en rättighet att bevilja fullmakt, varvid den befullmäktigade personen har rätt att vidare befullmäktiga personer och att administrera fullmakterna i sin organisation på samma sätt som verkställande direktören.

Finansinspektionen håller på att utveckla en autentiseringstjänst i två steg för personer som inte har en finsk personbeteckning eller för samfund som inte har ett finskt FO-nummer, vilket innebär att fullmakt för att uträtta ärenden för ett samfund ges i Finansinspektionens autentiseringstjänst.

Q1.3: Hur får man fullmakt att uträtta ärenden för ett samfund?

A1.3: Fullmakter beviljas i tjänsten Suomi.fi-fullmakter enligt följande (närmare anvisningar: https://www.suomi.fi/anvisningar-och-stod/information-om-fullmakter):

  • logga in i Suomi.fi-tjänsten på adressen:

 https://www.suomi.fi/fullmakter

  • välj Uträttande av ärenden för ett företag
  • välj Fullmakt för uträttande av ärenden som fullmaktstyp
  • fastställ parterna, dvs. de personer som ska beviljas fullmakt
  • sök fullmaktsärenden (https://www.suomi.fi/fullmakter/fullmaktsarenden)
  • Anmälan om användning av anknutet ombud i investeringstjänsterna
  • Finansiella aktörers anmälan om kundklagomål
  • fastställ fullmaktens giltighetstid
  • kontrollera uppgifternas riktighet
  • bekräfta fullmakten

Att beakta då fullmakt beviljas:

  • en verkställande direktör ska först befullmäktiga sig själv att sköta ärenden för samfundet innan fullmakt eller rätt att bevilja fullmakt kan ges vidare till en annan person (som i fortsättningen kan administrera samfundets fullmakter på verkställande direktörens vägnar)
  • samfundets e-tjänster (och skyldigheterna i anslutning till dem) blir synliga för samfundet i systemet först när minst en fullmakt att uträtta ärenden har getts

2.Egna uppgifter på e-tjänstens ingångssida

Q2.1: Vad lönar det sig att beakta i administreringen av egna uppgifter då man sköter ärenden för samfund?

A2.1: Då man sköter ärenden för ett samfund bör det beaktas att de egna uppgifterna är samfundets (t.ex. företaget under tillsyn) kontaktuppgifter, varvid det lönar sig att beakta bl.a. arrangemang med ersättare och informationsutbytet mellan de övriga personerna i samfundet när kontaktuppgifterna lagras. Bolaget kan som kontaktuppgifter lägga till t.ex. en gemensam e-postlåda.

3. Administrering av meddelanden på e-tjänstens ingångssida

Q3.1: Vad lönar det sig att beakta i administreringen av meddelanden då man uträttar ärenden för samfund?

A3.1: E-tjänsten har som standardantagande att den som uträttar ärenden får alla de meddelanden som skickas via e-tjänsten och som berör användaren i fråga. Behovet av information bör emellertid beaktas om e-tjänsten har flera användare och man önskar ändra meddelandenas inställningar.

4. Skyldigheter att uträtta ärenden

Q4.1: På vilket sätt syns de enskilda användarnas skyldigheter att uträtta ärenden?

A4.1: Då användaren loggar in i e-tjänsten identifieras användaren som ett samfund eller en privatperson samt som ett företag under Finansinspektionens tillsyn eller som en annan finansmarknadsaktör.

Samfund under tillsyn styrs utifrån autentiseringen vidare till den egna tillsyns­sektorn (banker, försäkringsbolag, värdepappersföretag, fondbolag osv.), varvid systemet visar varje tillsynssektors skyldigheter att uträtta ärenden samt de e-tjänster som är öppna för alla finansmarknadsaktörer. Eftersom skyldigheterna i anslutning till tillsynssektorn har en matrisstruktur, visas e-tjänsterna enligt huvud­indelningen, varvid tillsynsobjektets noggrannare skyldigheter är beroende av om det har verksamhetstillstånd eller är registrerat.

Övriga finansmarknadsaktörer är endast skyldiga att uträtta de ärenden som ansluter sig till de öppna e-tjänsterna som systemet visar. E-tjänsterna i anslutning till tillsynssektorerna syns inte och de kan inte väljas av övriga finansmarknadsaktörer.

5. E-tjänster

Q5.1: Vilka e-tjänster är tillgängliga?

A5.1: Tillgängliga e-tjänster som förpliktar användaren framgår profilerat per inloggad användare i menyn på ingångssidan.

För närvarande är följande e-tjänster tillgängliga:

Anmälningar om kundklagomål: rapportering till Finansinspektionen av antalet kundklagomål som inkommer till företagen under tillsyn

  • tre blanketter för olika sektorer: banktjänster, försäkringstjänster och investeringstjänster
  • rapporteringens tillämpningsområde, rapporteringsperioder och tidsfrister framgår av den ovan stående länken i e-tjänsten
  • rapporteringen är en regelbunden skyldighet – efter utgången av varje rapporteringsperiod skapar systemet ett formulär, på vilken den period som löpt ut ska rapporteras fram till given tidsfrist

Anmälningar om användning av anknutna ombud: anmälan om användningen av anknutna ombud i investeringstjänsterna till Finansinspektionens register över anknutna ombud

  • uppgifter som ska anmälas: nya anknutna ombud, ändringar som gäller anknutna ombud och avtal som upphör
  • de anmälda uppgifterna uppdateras i registret över anknutna ombud på Finansinspektionens webbplats med dröjsmål efter följande uppdateringskörning i regel om ett dygn

Vid avvikelser (t.ex. systemstörningar) ges information om reservarrangemangen separat.

Skyldigheter som gäller finansmarknaden och som inte finns med i e-tjänsten ska uppfyllas på det sätt som föreskrivs och anmäls utanför e-tjänsten.

6. Dataskydd

Q6.1: Är uppgifterna i anslutning till e-tjänsten trygga och på vilket sätt administreras läs- och behandlingsrättigheterna?

A6.1: E-tjänsten gör det möjligt att använda en dataskyddad förbindelse. I ut­veck­lingen av systemhelheten har det fästs särskild uppmärksamhet vid dataskyddet samt vid att ärendena behandlas konfidentiellt. Användarna administrerar själva sina rättigheter att läsa och behandla uppgifter inom sin organisation i tjänsten Suomi.fi-fullmakter skilt för varje e-tjänst.

Finansinspektionen administrerar rättigheterna att läsa och behandla uppgifter skilt för varje e-tjänst på så sätt att det i behandlingen av ett ärende hos Finans­inspektionen, med beaktande av hur konfidentiellt ärendet är, endast deltar personer, vilkas uppgifter så kräver.

Underhåll, service och utveckling av IT-tjänsterna i anslutning till systemet för elektronisk kommunikation administreras av Finansinspektionen, Finlands Bank och nödvändiga utomstående tjänsteleverantörer i enlighet med fastställda dataskyddsregler och -processer.

Behandlingen av personuppgifter i anslutning till systemet för elektronisk kommunikation beskrivs i registerbeskrivningen

7. Närmare förfrågningar och kontakttaganden

Q7.1: Varifrån från jag mer information eller vem kan jag kontakta vid problemsituationer?

A7.1: Vid problem eller tilläggsfrågor kan du kontakta Finansinspektionen per e-post på: fiva-asiointi@finanssivalvonta.fi. Vi svarar så snabbt som möjligt efter att vi fått tillräckliga tilläggsutredningar.

Innan du kontaktar oss kontrollera anvisningarna på vår webbplats: Finansinspektionens elektroniska kommunikation eller Suomi.fi-tjänstens anvisningar: https://www.suomi.fi/anvisningar-och-stod.

Vid tekniska problemsituationer lönar det sig att färdigt foga följande händelseuppgifter:

  • tidpunkten för uträttande av ärendet (datum, klockslag)
  • webbläsare som användes (e-tjänsten stöder inte webbläsaren IE8)
  • användare som var inloggad i e-tjänsten
  • skärmdumpar som visar sidans URL-adress

Medborgarrådgivningen ger stöd i användningen av Suomi.fi-tjänsterna:

https://www.suomi.fi/anvisningar-och-stod/stod-och-radgivning/information-om-medborgarradgivningen

Telefon: 029 5000