Tillsynsmeddelande 4.9.2018 – 45/2018

Fastställande av ändringar i arbetspensionsbolagens bolagsordningar och i pensionsanstalternas stadgar

Det här meddelandet gäller ansökningar om ändringar i arbets-pensionsbolagens bolagsordningar samt om stadgeändringar i pensionsstiftelser och pensionskassor som bedriver lagstadgad pensions-försäkrings- och tilläggspensionsförsäkringsverksamhet. Syftet med meddelandet är att säkerställa att uppgifterna i ansökan är tillräckliga och att begäran om tilläggsutredningar inte onödigt fördröjer behandlingen. Finansinspektionen kommer också att utveckla sina egna processer för att säkerställa en smidig behandling.

Inlämnande av ansökan till Finansinspektionen

Ansökningarna ska inlämnas till Finansinspektionens registratorskontor per e-post till kirjaamo(at)finanssivalvonta.fi. Registratorskontoret registrerar att ett ärende väckts den dag när ansökan anländer.

Ansökan eller bilagor behöver i regel utöver per e-post inte skickas på papper. Om ansökan av tekniska orsaker inte kan skickas per e-post, kan ansökan skickas per brev till: Finansinspektionen, PB 103, 00101 HELSINGFORS.

I e-postens meddelandefält ska det nämnas att det är fråga om en ändring i bolagsordningen/stadgeändring och vilket tillsynsobjekt ändringen gäller, t.ex. ansökan om stadgeändring för xx-kassan, eller ansökan om ändring i bolagsordningen samt bolagets namn. I e-postens textfält kan det skrivas en fritt formulerad informationstext samt avsändarens kontaktinformation för eventuellt kontakttagande. Bilagorna till e-posten ska helst vara i pdf-format (filformat i vilket man vid behov kan söka information eller använda med hjälp av kopiera och klistra-funktionen).

Ansökan om ändring i arbetspensionsförsäkringsbolagets bolagsordning

Ansökan

Enligt 2:11 § i försäkringsbolagslagen ska fastställande av ändringar i bolagsordningen sökas hos Finansinspektionen. Ett ärende väcks med en ansökan som ska innehålla följande uppgifter

  • Allmänna motiveringar till ändringsansökan - varför fastställande söks
  • De ändrade punkterna i bolagsordningen och detaljerade motiveringar till dem
  • Vid behov tidpunkten för när ändringarna i ansökan är avsedda att träda i kraft. Fastställande av ändringar kan inte sökas retroaktivt.
  • Ansökan ska undertecknas av personer som har namnteckningsrätt i bolaget eller som beviljats fullmakt för detta.

Bilagor

Följande bilagor ska fogas till ansökan

  • Förslag till bolagsordning, i vilket ändringarna jämfört med den tidigare bolagsordningen har märkts ut t.ex. med ändringsfunktionen i word.
  • Dessutom ska det finnas ett ”rent” exemplar av den ändrade bolagsordningen utan markeringar, vilket Finansinspektionen bifogar till beslutet.
  • Bolagsstämmans protokoll/protokollsutdrag, av vilket beslutet om att ändra bolagsordningen framgår. Protokollets eller protokollsutdragets riktighet ska bestyrkas. Om det i protokollet hänvisas till en bilaga i mötesprotokollet, ska även bilagan skickas till Finansinspektionen.

Ansökan om stadgeändringar i en pensionsstiftelse eller pensionskassa

Ansökan

Enligt 13 § i lagen om försäkringskassor ska fastställelse av försäkringskassans stadgar sökas hos Finansinspektionen. Om en stadgeändring direkt angår en delägares rättigheter eller skyldigheter, krävs enligt 52 § i lagen om försäkringskassor att delägaren eller delägarna har godkänt ändringen.
 
Enligt 10 § i lagen om pensionsstiftelser ska fastställelse för pensionsstiftelsens stadgar och ändringar i dem sökas hos Finansinspektionen. Om en stadgeändring direkt angår en arbetsgivares rättigheter eller skyldigheter, krävs enligt 11 § 1 mom. i lagen om pensionsstiftelser att arbetsgivaren har godkänt ändringen.

Godkännandet ska framgå av ansökan t.ex. på följande sätt: omnämnande av stadgeändringen i den beslutande styrelsens/ representantskapets/kassamötets protokoll eller annat arbetsgivarens uttryckliga skriftliga godkännande.

Vid ändringar bör det särskilt beaktas att förmåner som täcks inte får minskas eller slopas enligt 11 § 5 mom. i lagen om pensions¬stiftelser. Även 53 § 1 mom. i lagen om pensionskassor kan ställa begränsningar på stadgeändringar.

En stadgeändring väcks genom en ansökan som ska innehålla följande uppgifter

  • Allmänna motiveringar till stadgeändringarna - varför fastställande söks. Det rekommenderas också att datumen för det/de förvaltningsorgans möte(n), där stadgeändringen har behandlats, nämns.
  • De ändrade punkterna i stadgan enligt nummer/paragraf och detaljerade motiveringar till de ändrade punkterna. Av de detaljerade motiveringarna ska det bland annat framgå varför ändringen görs, hur den inverkar på förmånerna och vilken inverkan stadgeändringen eventuellt har i olika tillämpningssituationer.
  • Från vilken tidpunkt ändringarna i ansökan är avsedda att träda i kraft. Ändring kan inte sökas retroaktivt och den kan träda i kraft tidigast den dag ansökan anländer till Finansinspektionen.
  • Om det inte är nödvändigt att göra någon ändring med anledning av lagstiftningen i stadgan, t.ex. på grund av försäkringsbeståndets struktur, lönar det sig att nämna detta. På så sätt undviker vi onödiga förfrågningar och dröjsmål.
  • Ansökan ska undertecknas av personer som har namnteckningsrätt i pensionsanstalten eller som beviljats fullmakt för detta.

Bilagor

Följande bilagor ska bifogas ansökan

  • Stadgetexten i sin helhet, av vilken det framgår vilka ändringar som gjorts i förhållande till den tidigare stadgeversionen t.ex. med ändringsfunktionen i word.
  • Ett ”rent” exemplar av de ändrade stadgarna utan markeringar, vilket Finansinspektionen bifogar till beslutet.
  • Protokollsutdrag från det förvaltningsorgan som beslutat om stadgeändringen, av vilket beslutet om att ändra stadgan framgår. Protokollsutdragets riktighet ska bestyrkas. (1 § i förordningen om pensionsstiftelser eller 1 § i förordningen om försäkringskassor).
  • Av protokollet ska det klart framgå vilka punkter/paragrafer som gäller stadgeändringen som har behandlats på mötet samt att ändringarna godkänts. Om det i protokollet hänvisas till en bilaga i mötesprotokollet, ska även bilagan skickas till Finansinspektionen.
  • Protokollsutdraget ska innehålla information om att mötet är beslutfört samt och att stadgarna är lagenliga.
  • Om det i samband med att ansökan inlämnas inte är möjligt att bifoga ett handelsregisterutdrag, av vilket ändringarna i arbetsgivarens eller en delägares namn framgår, ska ansökan kompletteras på eget initiativ senare.
  • Motiveringar till huruvida det har förslagits ändringar i arbetsgivarna i verksamhetskretsen och utredning om att ändringarna uppfyller villkoren i lagen om pensionsstiftelser och lagen om försäkringskassor.

Om det ansluter sig nya arbetsgivare till verksamhetskretsen eller arbetsgivare träder ut ur verksamhetskretsen, behövs i regel arbetsgivarnas/delägarens godkännande av stadgeändringen i enlighet med lagen om pensionsstiftelser eller lagen om försäkringskassor.

Närmare upplysningar lämnas av

Marja Koponen, ledande jurist, tfn 09 183 5555, marja.koponen(at)fiva.fi