Användningen av företagens styrelseportaler är en del av tillsynsarbetet
Då så överenskoms med företagen under tillsyn, utnyttjar Finansinspektionen företagens portaler som en del av den fortlöpande tillsynen särskilt till exempel för genomgång av styrelsematerialet. Detta har visat sig vara smidigt i genomförandet av den regelbundna tillsynen. Användningen av portaler grundar sig alltid på ett tillsynsbehov samt på en ömsesidig förståelse för att så sker.
Företaget under tillsyn beslutar och ansvarar självständigt för att ge användarbehörighet och tillgång till portalens datainnehåll. Finansinspektionen kan vid behov också begära att materialet lämnas in på ett alternativt sätt. Finansinspektionens användarbehörighet ska begränsa sig till rätten att läsa uppgifterna. Användarbehörigheter som gör det möjligt att använda portalen gäller alltid en person eller ett behov och de bedöms regelbundet.
Företaget under tillsyn ansvarar för portalens informationssäkerhet och innehåll. Finansinspektionen ansvarar för informationssäkerheten i de egna systemen. Företaget under tillsyn ansvarar även för portalens dataskydd och är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i portalen.
Möjligheten för tillsynsmyndigheten att läsa material i portalen ersätter inte företagets rapporteringsskyldighet eller andra upplysningsskyldigheter enligt regleringen. Företaget under tillsyn kan inte heller anta att tillsynsmyndigheten har satt sig in i portalens material. Om tillsynsmyndigheten så önskar kan den även begära ett alternativt sätt att få materialet.
Materialet i portalen lagras i regel inte i Finansinspektionens system. Om det inom tillsynen finns ett behov av att lagra styrelsematerialet, kontaktas företaget under tillsyn från fall till fall.
De handlingar som används inom tillsynen begärs alltid separat av företaget under tillsyn och lagras i Finansinspektionens system på så sätt att företagets rättsskydd säkerställs. Handlingar som lagrats i Finansinspektionens system anses vara myndighetshandlingar och omfattas av offentlighetslagens tillämpningsområde.
Vid behov av närmare information i ärendet kan Finansinspektionen kontaktas på avtalat sätt.