Sähköisen asiointipalvelun usein kysytyt kysymykset (Q&A)

1. Kirjautuminen Fiva-Asiointiin ja Suomi.fi –valtuuttaminen

Q1.1: Miten asiointijärjestelmään tunnistaudutaan yksityishenkilönä?

A1.1: Asiointipalvelun käyttö edellyttää asioijilta vahvaa tunnistautumista aina, kun henkilöllä on suomalainen henkilötunnus. Tunnistautuminen ja yrityksen tai yhteisön puolesta asioinnin valtuutus tehdään Suomi.fi-palvelussa (https://www.suomi.fi/etusivu/).

Asioijat tunnistautuvat järjestelmään omilla henkilötunnuksillaan ja esim. verkkopankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta käyttäen.

Jos sinulla ei ole suomalaista henkilötunnusta, kirjaudu käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla täällä.

Sähköinen asiointipalvelu ei tue IE8 selainta. Selaimeksi suositellaan Google Chromea tai Microsoft Edgeä.

Kansalaisneuvonta tarjoaa tukea Suomi.fi-palvelujen käyttöön:

https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tuki-ja-neuvonta/tietoa-kansalaisneuvonnasta

Puhelin: 0295000

Q1.2: Miten yrityksen tai yhteisön puolesta tunnistaudutaan?

A1.2: Yritysten ja yhteisöjen puolesta asiointi edellyttää voimassa olevia Suomi.fi-valtuuksia. Tällä hetkellä Suomi.fi–valtuuspalvelussa toimitusjohtaja voi yksin valtuuttaa henkilön edustamaan yritystä tai yhteisöä siinäkin tapauksessa että nimenkirjoitusoikeus on vähintään kahdella henkilöllä. Toimitusjohtaja voi antaa valtuuden myös edelleen valtuuttamisoikeutena, jolloin tähän oikeutettu henkilö voi edelleen valtuuttaa henkilöitä ja hallinnoida valtuuksia organisaatiossaan kuten toimitusjohtaja.

Ulkomaalaisten asioijien, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta tulee hakea virkalijavaltuutusta suomi.fi:n virkailijavaltuuttamispalvelussa. Valtuuksien myöntämisen jälkeen yrityksen puolesta asioija tunnistautuu Finnish Authenticator -tunnistuspalvelun avulla.

Tilanteessa, jossa virkailijavaltuutushakemus on tehty, mutta hakemus on vielä käsittelyssä ja asiointijärjestelmään on päästävä kirjautumaan välittömästi, tulee tunnistautumiseen käyttää FIVA-tunnistautumista.

Q1.3: Miten yhteisön puolesta asiointi valtuutetaan?

A1.3: Valtuuttaminen Suomi.fi-valtuuspalvelussa tehdään seuraavasti (lisäohjeita: https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tietoa-valtuuksista).  Ulkomaalaisten asioijien, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tulee hakea valtuutusta virkailijavaltuuttamispalvelussa:

• kirjaudutaan Suomi.fi-palveluun osoitteessa:

 https://www.suomi.fi/valtuudet

• valitaan "Yrityksen valtuudet"
• valitaan yritykset jonka puolesta halutaan asioida
• valitaan "Anna valtuuksia"
• valitaan valtuustyypiksi Asiointivaltuus
• määritellään osapuolet eli henkilöt, joille asiointivaltuudet myönnetään
• haetaan valtuusasiat (https://www.suomi.fi/valtuudet/valtuusasiat), esim:
  • Sijoituspalvelujen sidonnaisasiamiehen ilmoittaminen
  • Finanssialan toimijan ilmoitus asiakasvalituksista
  • Vakuutusasiamieheksi tai -meklariksi rekisteröinti ja tietojen muuttaminen
• määritellään asiointivaltuuden voimassaolo
• tarkistetaan tietojen oikeellisuus
• vahvistetaan valtuutus

Valtuuttamisessa huomioitavaa:

• yhteisön asiointipalvelut (ja niihin liittyvät velvoitteet) näkyvät yhteisölle järjestelmässä vasta kun vähintään yksi asiointivaltuutus on annettu
• myös nimenkirjoitusoikeuden omaavalle henkilölle on annettava asiointivaltuutus ennen kuin hän voi toimia yrityksen tai yhteisön puolesta

2. Omat tiedot asiointipalvelun etusivulla

Q2.1: Mitä omien tietojen hallinnoinnissa kannattaa huomioida yhteisöjen puolesta asioinnissa?

A2.1.: Yhteisön puolesta asioinnissa on huomioitava että omat tiedot ovat yhteisön (esim. valvottavan) yhteystietoja, jolloin mm. varahenkilöjärjestelyt ja yhteisön muiden henkilöiden tiedonkulku kannattaa huomioida yhteystietoja tallennettaessa. Yhtiö voi lisätä yhteystiedoksi esimerkiksi yhteissähköpostilaatikon tiedot.

3. Viestien hallinta asiointijärjestelmän etusivulla

Q3.1: Mitä viestien hallinnassa kannattaa huomioida yhteisöjen puolesta asioinnissa?

A3.1: Asiointijärjestelmän oletusasetuksena on että asioija saa kaikista asioijaa koskevista asiointipalveluista järjestelmän kautta lähetettyjä viestejä. Kannattaa huomioida tiedonkulun tarve yhteisön asioinnissa, mikäli asiointipalvelun käyttäjiä on useita ja viestien asetuksia halutaan muuttaa.

4. Asiointivelvoitteet

Q4.1: Miten asioijakohtaiset asiointivelvoitteet näkyvät?

A4.1: Kirjautumalla asiointijärjestelmään asioija tunnistetaan yhteisöksi tai yksityishenkilöksi sekä Finanssivalvonnan valvottavaksi tai muuksi finanssimarkkinoilla toimijaksi.

Valvottavat yhteisöt liitetään tunnistuksen perusteella edelleen omaan valvontasektoriin (pankit, vakuutusyhtiöt, sijoituspalveluyritykset, rahastoyhtiöt jne.), jolloin järjestelmä näyttää kuhunkin valvontasektoriin liittyvät asiointivelvoitteet sekä kaikille finanssimarkkinoilla toimiville avoimet asiointipalvelut. Valvontasektoreihin liittyvien velvoitteiden matriisirakenteesta johtuen asiointipalvelut näytetään pääluokittelun mukaisesti, jolloin asioivan valvottavan tarkemmat velvoitteet riippuvat valvottavan toimiluvasta tai rekisteröinnistä.

Muita finanssimarkkinoilla toimivia koskevat ainoastaan järjestelmän näyttämät avoimiin asiointipalveluihin liittyvät velvoitteet. Valvontasektoreihin liittyvät asiointipalvelut eivät näy eivätkä ole valittavissa muille finanssimarkkinoilla toimiville..

5. Asiointipalvelut

Q5.1: Mitä asiointipalveluja on käytössä?

Käytössä olevat sähköisen asioinnin palvelut löytyvät täältä.

Q5.2: Lomaketta ei voi lähettää, koska automaattiset tiedot eivät täyty oikein. Miten toimia?

A 5.2: Poista ensin vanha, virheellinen lomake, jotta saat aktiiviseksi kohdan Aloita uusi ilmoitus.

Q5.3: Sain muistutusviestin siitä, että raportoinnin määräaika on umpeutumassa. Olen jo täyttänyt ja lähettänyt lomakkeen. Miten toimin?

A 5.3: Tarkista asiointikansiostasi kohdasta Lähetetyt ja Valmiit, onko lähettämäsi lomake saanut asiointinumeron. Asiointinumero alkaa aina tunnuksella FISA. Finanssivalvonta on vastaanottanut lähettämäsi lomakkeen, jos lomake näkyy asiointikansiossasi ja lomake on saanut asiointinumeron.

Luonnostilaisten lomakkeiden tunnus on nelinumeroinen (esim. 1234). Numerotunnus tarkoittaa, että lomaketta ei ole lähetetty Finanssivalvontaan. Järjestelmä lähettää muistutusviestejä luonnostilaisista lomakkeista, jotka odottavat lähettämistä. Ylimääräiset luonnostilaiset lomakkeet voi poistaa omasta asiointikansiosta.

Q5.4: Mistä löydän Fit & Proper hyväksyntäkirjeen?

A5.4: Käsittelijä lähettää kirjeen valvottavalle sähköisen asiointipalvelun viesti-toiminnolla. Asia viesteineen löytyy asiointikansiosta.

6. Tietosuoja

Q6.1: Ovatko asiointiin liittyvät tiedot turvassa ja miten asioinnin katselu- ja käsittelyoikeudet hallitaan?

A6.1: Asiointipalvelu mahdollistaa tietosuojatun yhteyden asioinnissa. Järjestelmäkokonaisuuden kehittämisessä on kiinnitetty erityistä huomiota tietoturvaan sekä käsiteltävien asioiden luottamuksellisuuteen. Asioijat hallinnoivat itse asiointiin liittyviä katselu- ja käsittelijäoikeuksia organisaatiossaan Suomi.fi –valtuuspalvelussa asiointipalvelukohtaisesti.

Finanssivalvonta hallinnoi asian käsittelyyn liittyvät katselu- ja käsittelyoikeudet kunkin asiointipalvelun osalta siten, että asian luottamuksellisuus huomioiden käsittelyyn osallistuvat ne Finanssivalvonnan henkilöt joiden tehtävät sitä edellyttävät.

Asiointijärjestelmän IT-palveluihin liittyvä ylläpito, huolto ja kehittäminen hallinnoidaan Finanssivalvonnan, Suomen Pankin ja tarvittavien ulkoistettujen toimittajien toimesta vahvistettujen tietoturvaperiaatteiden ja –prosessien mukaisesti.

Asiointijärjestelmän liittyvä henkilötietojen käsittely on kuvattu rekisteriselosteessa

7. Lisätiedustelut ja yhteydenotot

Q7.1: Mistä saan lisätietoa tai mihin voin ottaa yhteyttä ongelmatapauksissa?

A7.1 Vakuutusedustajarekisteriin liittyvissä ongelmatilanteissa tai lisätiedusteluissa voi ottaa yhteyttä Finanssivalvontaan sähköpostilla osoitteeseen: vakuutusedustajat@finanssivalvonta.fi.

Sähköiseen asiointipalveluun liittyvissä ongelmatilanteissa tai lisätiedusteluissa voi ottaa yhteyttä Finanssivalvontaan sähköpostilla osoitteeseen: fiva-asiointi@finanssivalvonta.fi.

Vastaamme mahdollisimman pian, kun asiaan on saatu riittävät lisäselvitykset.

Yhteydenotot ainoastaan käytössä oleviin sähköisen asioinnin palveluihin liittyen.

Ennen yhteydenottoa tarkista vielä asiointiin liittyvät ohjeet verkkosivuiltamme: Fiva Asioinnin verkkosivu tai Suomi.fi -palvelun ohjesivulta: https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki.

Teknisissä ongelmatilanteissa yhteydenottoon kannattaa valmiiksi liittää seuraavat tapahtumatiedot:

• asioinnin ajankohta (pvm, klo)
• asioinnissa käytetty selain (asiointipalvelu ei tue IE8 selainta)
• asiointipalveluun kirjautunut käyttäjä
• kuvakaappaukset, joista näkyy sivun URL-osoite

Kansalaisneuvonta tarjoaa tukea Suomi.fi-palvelujen käyttöön:

https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tuki-ja-neuvonta/tietoa-kansalaisneuvonnasta

Puhelin: 0295000