Valvottavien hallitusportaalien käyttö osana valvontatyötä

Finanssivalvonta hyödyntää niin sovittaessa valvottavien käyttämiä portaaleja osana jatkuvaa valvontaa erityisesti esimerkiksi hallitusmateriaalin läpikäynnissä. Tämän on todettu sujuvoittavan säännöllisen valvonnan toteuttamista. Portaalien käyttö perustuu aina valvonnalliseen tarpeeseen sekä molemminpuoliseen ymmärrykseen käytöstä.

Valvottava päättää ja vastaa itsenäisesti käyttöoikeuksien antamisesta ja portaalin tietosisällöstä. Myös valvoja voi niin halutessaan pyytää vaihtoehtoista tapaa toimittaa materiaali Finanssivalvonnalle. Finanssivalvonnan käyttöoikeuksien tulee rajautua katseluoikeuksiin. Portaalin käytön mahdollistavat käyttöoikeudet ovat aina henkilö- ja tarvekohtaisia ja niitä arvioidaan säännöllisesti.

Vastuu portaalin tietoturvallisuudesta ja sisällöstä on valvottavalla. Finanssivalvonta vastaa omien järjestelmiensä tietoturvallisuudesta. Valvottava vastaa myös portaalin tietosuojasta ja on rekisterinpitäjä portaalissa käsiteltäville henkilötiedoille.

Portaalissa valvojan katseltavissa oleva materiaali ei poista valvottavan sääntelyssä määritettyjä raportointi- tai muita tiedonantovelvollisuuksia. Valvottava ei myöskään voi olettaa valvojan perehtyneen portaalissa olevaan aineistoon. Valvoja voi niin halutessaan pyytää myös vaihtoehtoista tapaa saavuttaa materiaali.

Portaalissa olevaa materiaalia ei lähtökohtaisesti tallenneta Finanssivalvonnan järjestelmiin. Jos hallitusmateriaalin tallentamiselle on valvonnallista tarvetta, ollaan asiasta tapauskohtaisesti yhteydessä valvottavaan.

Valvontatoimissa käytettävät asiakirjat pyydetään aina valvottavalta erikseen ja tallennetaan Finanssivalvonnan järjestelmiin valvottavan oikeusturvan varmistamiseksi. Finanssivalvonnan järjestelmiin tallennetut asiakirjat katsotaan viranomaisen asiakirjoiksi ja tulevat julkisuuslain soveltamisen piiriin.

Asiasta voi tarvittaessa olla tarkemmin yhteydessä Finanssivalvonnan kanssa sovitulla tavalla.