9. Tarkastusvaliokunnat mukana kestävyysraportoinnin käyttöönottoprojekteissa
Hallituksen esityksen pääasiallisissa vaikutuksissa todetaan, että kestävyysraportoinnin uusien vaatimusten mukaisten menettelytapojen käyttöönotto tulee olemaan haastava ponnistus kussakin yhtiössä. Kirjanpitolain muutosehdotuksen mukaan kestävyysraportissa on esitettävä kuvaus hallituksen sekä toimitusjohtajan tehtävistä kestävyysseikkoihin liittyen.1
Finanssivalvonta pyysi tarkastusvaliokuntia kuvaamaan yhtiön prosessia tai suunnitelmia kestävyysraportoinnin käyttöönottamiseksi sekä hallituksen, tarkastusvaliokunnan ja toimitusjohtajan roolia siinä (kysymys 4).
Kuva 9. Esimerkkejä kysymykseen 4 saaduista vastauksista
Vastausten perusteella uuden sääntelyn käyttöönoton edellyttämät toimenpiteet ovat yhtiöissä käynnissä tai suunnitteilla aloitettavaksi lähiaikoina. Yhtiöt ovat organisoituneet, määrittäneet tarvittavat roolit ja jakaneet vastuut huomioiden yhtiön toimialan ja kokoluokan. Useat yhtiöt ovat perustaneet käyttöönottoa varten eri toiminnoista koostuvan projektiryhmän, kun taas toisissa yhtiöissä on perustettu erityinen yksikkö kestävyysseikkojen raportointia ja toimenpiteitä varten. Eräs vastaaja kertoi, että ”Group Corporate Responsibility Team leads several ESRS related projects and operations in 2023–2024 and it reports progress to the Group Executive Team and the Board of Directors”.
Noin puolet tarkastusvaliokunnista vastasi, että kaksinkertainen olennaisuusanalyysi ja/tai gap-analyysi on tehty, se on käynnissä tai suunnitelmissa. Esimerkkivastauksessa kerrotaan: ”Yhtiö on keväällä ja kesällä 2023 tehnyt kaksoisolennaisuusanalyysin edellisiin olennaisuusanalyyseihin nojaten, sekä aloittanut kuiluanalyysin (gap-analyysin) nykyisen vastuullisuusraportin sisällön sekä ESRS-standardien vaatimusten välisen eron selvittämiseksi yhdessä konsulttitoimiston kanssa. Kuiluanalyysi vietiin loppuun kesän aikana ja täydennettiin jälkeenpäin lopullisten ESRS-standardien valmistuttua. Syksyn 2023 aikana selvitetään tarkat tietolähteet sekä raportointijärjestelmät ja kehitetään vuosiraportointiprosessia.”
Toimitusjohtajan roolia kuvattiin vastauksissa muun muassa seuraavasti: ”ohjaa vastuullisuustiimin työtä”, ”vastaa siitä, että yhtiön kestävyysraportointi on luotettavalla tavalla järjestetty ja toteutetaan sääntelyn sekä strategian mukaisena”, ”varmistaa kestävyysraportoinnin toimeenpanon ja riittävän painoarvon yhtiön johtamisessa” sekä ”huolehtii resurssien riittävyydestä ja osaamisesta CSRD-raportoinnin käyttöönottamiseksi, ja siitä että raportointi ja siihen liittyvät prosessit ja mittarit tukevat yhtiön vastuullisuustyötä”.
Vastauksista selvisi, että tarkastusvaliokunta muun muassa ”käsittelee johdon suunnitelman CSRD:n mukaisen raportoinnin käytännön toteuttamisesta”, ”seuraa käyttöönoton etenemistä kaikissa kokouksissaan”, ”käsittelee kaksoisolennaisuuden määrittelyn”, ”käsittelee gap-analyysin tulokset”, ”arvioi vastuullisuuteen liittyviä riskejä”, ”vastaa raportoinnin toteutumisesta, prosesseista ja valvonnasta”, ”raportoi keskeiset havainnot hankkeen edistymisestä hallitukselle” sekä ”tukee hallitusta kestävyysraportoinnissa ja siihen valmistautumisessa”.
Vastausten perusteella hallitus muun muassa ”vastaa vastuullisuusstrategiasta”, ”määrittelee kestävyysraportoinnin päämäärät ja vastuut”, ”seuraa käyttöönoton etenemistä”, ”vastaa siitä, että raportointi toteutetaan CSRD:n mukaisesti”, ”hyväksyy kaksoisolennaisuuden määrittelyn” sekä ”seuraa ja arvioi kestävyysseikkoja koskevan raportoinnin ja varmentamisen osalta erityisesti raportointijärjestelmää, sisäisen valvonnan ja tarkastuksen sekä riskienhallintajärjestelmien tehokkuutta sekä tilintarkastajan riippumattomuutta”.
Finanssivalvonnan saaman käsityksen mukaan kestävyysraportoinnin käyttöönottoprojektit on aloitettu tai käyttöönottosuunnitelmat ovat pitkällä. Käyttöönoton organisoitumisessa on erilaisia yhtiökohtaisia vaihtoehtoja, mutta yhtiöillä tulisi Finanssivalvonnan mielestä olla kestävyysraportoinnin käyttöönottoon erillinen projekti, jonka etenemistä tarkastusvaliokunta seuraisi tiiviisti. Sen sijaan esimerkiksi vasta syksyllä 2023 aloittaneiden yhtiöiden käyttöönottoaikatauluja Finanssivalvonta pitää haasteellisina. Tehokkailla tarkastusvaliokunnilla on selkeästi määritellyt toimintaperiaatteet.
1 Hallituksen esitys 20/2023 vp, s. 17 (Ehdotukset ja niiden vaikutukset) ja laki kirjanpitolain muuttamisesta 7 luvun 6 §.