Noggrannare anvisningar om AIFMD-rapporteringen

I AIFMD-rapporteringen ska uppgifterna rapporteras i XML-format (Extensible Markup Language) enligt ESMAs (European Securities and Markets Authority) krav. Rapporterna ska inlämnas till Finansinspektionen, som sänder dem vidare till ESMA. Skötseln av myndighetsrapporteringen är en av förutsättningarna för registrering eller auktorisation som inhemsk förvaltare av alternativa investeringsfonder (AIF-förvaltare) eller för marknadsföringstillstånd som utländsk AIF-förvaltare. AIFMD-rapporterna kan bildas antingen med hjälp av det rapporteringsprogram som Finansinspektionen tillhandahåller eller utifrån en beskrivning av elektronisk dataöverföring som rapportören själv producerar.

Rapporteringsskyldighet

AIFMD-rapporteringsskyldighet uppstår från ingången av det kvartal som följer efter att auktorisation eller registrering (inhemska aktörer) och marknadsföringstillstånd (utländska aktörer) som AIF-förvaltare har beviljats. Rapporteringsskyldigheten för varje ny fond börjar också från ingången av kvartalet efter att marknadsföringstillstånd beviljats fonden. Om marknadsföringstillstånd t.ex. beviljats 28.11.2018, börjar rapporteringsskyldigheten 1.1.2019, vilket innebär att den första rapporteringstidpunkten är antingen 31.3.2019 (Q), 30.6.2019 (H) eller 31.12.2019 (Y) beroende på den rapporterande enhetens rapporteringsfrekvens. Tidpunkten för när rapporteringsskyldigheten inträder är inte beroende av när verksamheten har inletts. Om det inte finns någon verksamhet, skickas en s.k. nollrapport (Koden för inget att rapportera = true).

Tidsfristerna för AIFMD-rapporteringen:

Tidpunkt för uppgiften Tidfrist Avvikande tidsfrist (fondandelsfonder)
31.3. 30.4. 15.5.
30.6. 31.7. 15.8.
30.9. 31.10. 15.11.
31.12. 31.1. 15.2.

Om tidsfristen infaller under veckoslut eller helgdagar, flyttas den fram till följande bankdag.

Då verksamheten för en inhemsk rapporterande enhet upphör, ska detta utan dröjsmål anmälas till Finansinspektionen per e-post till kirjaamo(at)fiva.fi.

Då verksamheten för en utländsk rapporterande enhet i Finland upphör, ska detta utan dröjsmål anmälas till Finansinspektionen per e-post till kirjaamo(at)fiva.fi. Anmälan får vara fritt formulerad, men meddelandet ska innehålla följande uppgifter:

  • Fonden marknadsförs inte längre i Finland
  • Fonden har inte några finländska investerare
  • Datum när registreringen avslutas.

Finansinspektionens register uppdateras inte med AIFMD-rapporteringens uppgifter, utan för att registret ska uppdateras krävs ovan nämnda anmälan om att verksamheten upphör.

Finansinspektionens register:

AIFMD-rapporteringsskyldigheten upphör vid utgången av det kvartal när fonden läggs ned eller marknadsföringen av en utländsk fond avslutas i Finland. Aktören ska då skicka in en så kallad slutrapport (Koden för den sista rapporteringen = TRUE). Om verksamheten t.ex. slutar 3.4.2019, ska den sista rapporteringen inlämnas för tidpunkten 30.6.2019.

Rapporteringsprogram

Finansinspektionen har utvecklat ett Excel-baserat rapporteringsprogram, som gör det möjligt för rapportörerna att skapa nödvändiga validerade, krypterade XML-rapportfiler. Rapporteringsprogrammet är ett hjälpmedel och användaren är själv ansvarig för installering och användning. Finansinspektionen är inte skyldig att erbjuda ett rapporteringsprogram, vilket innebär att skötseln av rapporteringsskyldigheten inte får vara beroende av användningen av det frivilliga hjälpmedlet.

Rapporteringsprogrammet kan laddas ned i Finansinspektionens Jakelu distributionstjänst. Det nedladdningsbara AIFMD-rapporteringspaketet innehåller:

  • Rapporteringsprogrammet (.exe)
  • En Excel-arbetsbok (som innehåller uppgifter om de förvaltare och fonder som getts på rapporteringsblanketten)
  • AIFMD Structure Appendix
  • Bruksanvisningar (fi, sv, en)
  • AIFMD beskrivning av elektronisk dataöverföring (fi, sv, en)

Det rapporteringspaket (.zip), som laddas ned från distributionstjänsten, ska först packas upp, varefter programmet (.exe) installeras på rapportörens egen dator. Efter det utarbetas rapporten med hjälp av arbetsboken (.xlsx) i sin slutliga leveransfilsform. Leveransfilen ska skickas som en bifogad fil per e-post till Finansinspektionen.

Koderna till Jakelu distributionstjänsten skickas automatiskt till rapportören cirka en månad före den första rapporteringstidpunkten.

Rapporteringspaketet som laddas ner från Jakelu distributionstjänsten är rapportörspecifik (användarnamn och lösenord). Paketet får endast användas för att upprätta rapporter som gäller sammanslutningen i fråga. Det förhandsifyllda uppgifterna i paketet grundar sig på Finansinspektionens registeruppgifter som förvaltaren skickat på rapporteringsblanketten. Finansinspektionen rekommenderar att rapportören alltid använder den senaste versionen av rapporteringsprogrammet för att säkerställa att de förhandsifyllda uppgifterna i rapportörens arbetsbok motsvarar Finansinspektionens uppdaterade register. Om detta inte är fallet, ska uppgifterna uppdateras i Finansinspektionens register genom att använda anmälningsblanketten.

Efter försändelsen får den som skickade rapporten en kvittering på att försändelsen mottagits och efter det ett automatiskt responsmeddelande, av vilket rapportens status framgår (Godkänd eller Avslagen) och i bilagan Findings (.xlsx) specificeras eventuella fel i rapporten. Om rapporten är felfri eller om den tekniskt inte är i godtagbart format, finns det ingen bilaga. Responsmeddelandet kan komma något fördröjd på grund av kö i mottagningssystemet.

Tips: I samband med funktionen Spara leveransfilen sparar rapporteringsprogrammet automatiskt även rapportfiler i xml-format, som du senare kan använda som hjälp vid rapporteringen, om du så vill. Det går även att spara en csv-fil med rapporteringsprogrammet. Anvisningar för hur uppgifterna överförs till arbetsboken finns i rapporteringsprogrammets bruksanvisningar. Även den ifyllda Excel-arbetsboken kan lagras för senare användning.

Allmänt om rapporteringsprogrammets systemkrav

Arbetsstationens operativsystem bör vara Windows version 10 som omfattas av Microsofts allmänna support samt Excel version 2013 eller 2016. Rapporteringsprogrammet och dess arbetsböcker kan också fungera i andra Windows- och Excel-versioner. Dessa omfattas emellertid inte av den support som Finansinspektionen erbjuder. Närmare systemkrav uppges i rapporteringsprogrammets installations- och bruksanvisningar, som finns med i det nedladdningsbara rapporteringspaketet i Jakelu distributionstjänst.

Finansinspektionen rekommenderar att tillsynsobjekten läser och sätter sig in i rapporteringsprogrammets bruksanvisningar som finns i rapporteringspaketet i god tid innan rapporterna ska inlämnas. Om det uppstår tekniska problem vid installeringen eller användningen av rapporteringsprogrammet, ska felet i främsta hand utredas inom den egna organisationen. Om problemet emellertid inte kan lösas internt, ber Finansinspektionen att problemet anmäls så noggrant som möjligt (t.ex. genom att bifoga en skärmdump som beskriver problemet) per e-post till AIFMDReportingHelpdesk(at)fiva.fi.