Tarkempaa ohjeistusta AIFMD-raportointiin

AIFMD-raportoinnissa tiedot on raportoitava XML-muodossa (Extensible Markup Language) ESMAn (European Securities and Markets Authority) vaatimusten mukaan. Raportit toimitetaan Finanssivalvonnalle, joka lähettää ne edelleen ESMAlle. Yksi kotimaisten AIFM-toimijoiden rekisteröinnin tai toimiluvan sekä ulkomaisten AIFM-toimijoiden markkinointiluvan edellytyksistä on viranomaisraportoinnin hoitaminen. AIFMD-raportit voidaan muodostaa joko Finanssivalvonnan tarjoaman tiedonkeruusovelluksen avulla tai raportoijan itse tuottamana konekielisen tietojen välityksen kuvaukseen perustuen.

Raportointivelvollisuus

AIFMD-raportointivelvollisuus käynnistyy AIFM-toimiluvan tai -rekisteröinnin (kotimaiset toimijat) ja markkinointiluvan (ulkomaiset toimijat) myöntämistä seuraavan kvartaalin alusta. Myös jokaisen uuden rahaston raportointivelvollisuus käynnistyy rahaston markkinointiluvan myöntämistä seuraavan kvartaalin alusta. Esimerkiksi jos markkinointilupa myönnetty 28.11.2018, raportointivelvollisuus alkaa 1.1.2019, jolloin ensimmäinen raportointiajankohta on joko 31.3.2019 (Q) tai 30.6.2019 (H) tai 31.12.2019 (Y) riippuen raportoitavan yksikön raportointifrekvenssistä. Raportointivelvollisuuden alkaminen ei ole riippuvainen toiminnan aloituksesta. Mikäli toimintaa ei ole, lähetetään ns. nollaraportti (Ei raportoitavaa -tunniste = true).

AIFMD-raportoinnin määräajat:

Tiedonajankohta Määräaika Poikkeava määräaika (rahasto-osuusrahasto)
31.3. 30.4. 15.5.
30.6. 31.7. 15.8.
30.9. 31.10. 15.11.
31.12. 31.1. 15.2.

Mikäli määräaika on viikonloppuna tai juhlapyhänä, siirtyy se seuraavaan pankkipäivään.

Kun kotimaisen raportoitavan yksikön toiminta loppuu, tulee siitä ilmoittaa viipymättä Finanssivalvonnalle sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo(at)fiva.fi.

Kun ulkomaisen raportoitavan yksikön toiminta Suomessa loppuu, tulee siitä ilmoittaa viipymättä Finanssivalvonnalle osoitteeseen kirjaamo(at)fiva.fi. Ilmoitus on vapaamuotoinen, mutta viestistä tulee ilmetä seuraavat seikat:

  • Rahastoa ei enää markkinoida Suomessa
  • Rahastossa ei ole suomalaisia sijoittajia
  • Rekisteröinnin lopetuspäivä.

Finanssivalvonnan rekisteri ei päivity AIFMD-raportoinnissa raportoitujen tietojen perusteella, vaan rekisterin päivitykseen vaaditaan yllä mainittu Ilmoitus toiminnan loppumisesta.

Finanssivalvonnan rekisterit:

AIFMD-raportointivelvollisuus päättyy sen kvartaalin loppuun, jona rahasto on lakkautettu tai ulkomaisen rahaston markkinointi Suomessa päättyy. Tällöin tulee lähettää niin sanottu lopetusraportti (Viimeinen raportointi -tunniste = TRUE). Esimerkiksi toiminnan loppuessa 3.4.2019, viimeinen raportointi toimitetaan ajankohdalta 30.6.2019.

Tiedonkeruusovellus

Finanssivalvonta on kehittänyt Excel-pohjaisen tiedonkeruusovelluksen, joka mahdollistaa raportoijilta vaadittavien XML-muotoisten salattujen raporttitiedostojen tuottamisen. Tiedonkeruusovellus on apuväline, jonka asennuksesta ja käytöstä käyttäjä on itse vastuussa. Finanssivalvonnalla ei ole velvollisuutta tarjota tiedonkeruusovellusta, joten raportointivelvollisuuden hoitaminen ei saa olla riippuvainen vapaaehtoisen apuvälineen käytöstä.

Tiedonkeruusovellus on ladattavissa Finanssivalvonnan Jakelu-palvelusta. Ladattava AIFMD-raportointipaketti sisältää:

  • Tiedonkeruusovellus (.exe)
  • Excel-työkirja (sisältäen raportointilomakkeella annetut tiedot hoitajasta ja rahastoista)
  • AIFMD Structure Appendix
  • Käyttöohjeet (fi, sv ,en)
  • AIFMD konekielisen tietojenvälityksen kuvaus (fi, sv, en)  

Jakelu-palvelusta ladattu raportointipaketti (.zip) tulee ensin purkaa, minkä jälkeen sovellus (.exe) asennetaan raportoijan omalle koneelle. Tämän jälkeen raportti muodostetaan työkirjan (.xlsx) avulla lopulliseen toimitustiedostomuotoon. Toimitustiedosto lähetetään sähköpostin liitteenä Finanssivalvontaan.

Jakelupalvelu-tunnukset toimitetaan raportoijalle automaattisesti noin kuukautta ennen ensimmäistä raportointiajankohtaa.

Jakelupalvelusta ladattava raportointipaketti on raportoijakohtainen (käyttäjätunnus ja salasana). Sitä saa käyttää ainoastaan ko. yhteisön raporttien tuottamiseen. Paketin esitäytetyt tiedot perustuvat Finanssivalvonnan rekisteritietoihin, jotka on vastaanotettu hoitajan lähettämällä raportointilomakkeella. Finanssivalvonta suosittelee aina käyttämään tiedonkeruusovelluksen uusinta versiota, jolloin raportoijan käytössä on työkirja, jonka esitäytetyt tiedot vastaavat Finanssivalvonnan ajantasaista rekisteriä. Jos näin ei ole, tiedot tulee päivittää Finanssivalvonnan rekisteriin käyttämällä raportointivelvollisuuden ilmoituslomaketta.

Raportin lähettäjä saa lähetyksen jälkeen vastaanottokuittausviestin ja sen jälkeen automaattisen palauteviestin, josta käy ilmi raportin tila (Hyväksytty tai Hylätty) ja jonka Findings-liitteessä (.xlsx) on eritelty raportin mahdolliset virheet. Mikäli raportti on virheetön tai se ei ole teknisesti hyväksytyn muotoinen, ei liitettä ole. Palauteviestin saapumisessa voi olla viivettä johtuen ruuhkasta vastaanottojärjestelmässä.

Vinkki: Tiedonkeruusovellus tallentaa Tallenna toimitustiedosto -toiminnon yhteydessä automaattisesti myös xml-muotoiset raporttitiedostot, joita voi halutessaan käyttää myöhemmin raportoinnin apuna. Myös csv-tiedoston tallennus onnistuu tiedonkeruusovelluksella. Ohje tietojen tuomiseen työkirjalle on tiedonkeruusovelluksen käyttöohjeessa. Myös täytetyn Excel-työkirjan voi tallentaa myöhempää käyttöä varten.

Yleistä tiedonkeruusovelluksen järjestelmävaatimuksista

Työasemassa on oltava käyttöjärjestelmänä Microsoftin yleisen tuen piirissä oleva Windows 10 -versio sekä Excel 2013 - tai 2016-versio. Tiedonkeruusovellus ja sen työkirjat voivat toimia muillakin Windows- ja Excel-versioilla. Nämä eivät kuitenkaan kuulu Finanssivalvonnan tarjoaman tuen piiriin. Tarkemmat järjestelmävaatimukset on kerrottu tiedonkeruusovelluksen asennus- ja käyttöohjeessa, joka on mukana Jakelu-palvelusta ladattavassa raportointipaketissa.

Finanssivalvonta suosittelee tutustumaan raportointipaketin mukana tulevaan tiedonkeruusovelluksen käyttöohjeeseen ja toimintaan hyvissä ajoin ennen raportoinnin määräaikaa. Jos tiedonkeruusovelluksen asennuksessa tai käytössä ilmenee teknisiä ongelmia, tulee vikatilanne selvittää ensisijaisesti oman organisaation sisällä. Jos ongelma ei kuitenkaan ratkea sisäisesti, Finanssivalvonta pyytää ilmoittamaan ongelman mahdollisimman tarkasti (esimerkiksi liittämällä ongelman kuvaukseen kuvakaappauksen) sähköpostitse osoitteeseen AIFMDReportingHelpdesk(at)fiva.fi.